Інструкція по роботі з програмою

Інвентаризація

Інвентаризація є головним інструментом контролю матеріальних цінностей, що дозволяє виявити реальний стан справ у закладі та зіставити фактичну наявність продуктів із даними програми.

Після вивчення цього розділу ви зможете:

розуміти, як система рахує залишки без зупинки роботи закладу;

обирати між повною та частковою інвентаризацією;

звіряти залишки одразу на двох суміжних підрозділах;

коректно враховувати напівфабрикати через калькуляційне розгортання;

швидко знаходити причину аномальних відхилень прямо з таблиці;

друкувати акт у потрібному з чотирьох форматів.

1. Особливості розрахунку (Без «Заморозки» складу)

   Головна технологічна перевага системи «Cocktail» — обчислення складських залишків суворо на вказану в документі дату та час (з точністю до секунди).

   Як це працює: система аналізує всі операції, проведені до моменту створення акта інвентаризації (включаючи продажі через фронт-офіс, поступлення та списання).

   Результат: вам не потрібно зупиняти роботу закладу, закривати зміну або забороняти офіціантам пробивати чеки під час підрахунку. Кухар може рахувати лосось у холодильнику, поки на касі продається чергова порція суші — система коректно розведе ці потоки даних на момент фіксації часу.

   Перед початком перевірки рекомендується:

   завершити приймання товару;

   переконатися, що всі документи проведені;

   визначити відповідальних осіб;

   підготувати ваги, сканери та друковані форми (за потреби).

2. Структура картки та реквізити
   
   • Дата / Номер — номер захищений від редагування; дата доступна для змін і саме на неї орієнтується система при розрахунку залишків (див. п.1).
   • Підрозділ — склад, який перевіряється.
   • Стаття — необов'язкове аналітичне поле (за аналогією зі «Статтею витрат» у розділі «Списання» та «Статтею доходу» у розділі «Оприбуткування»). Підсумкове відхилення (плюси чи мінуси) потрапляє у звіт про прибутки/збитки саме за цією статтею.
   • Примітка — необов'язкове текстове поле для довільного коментаря.

   Стандартна логіка «ОК» / «Зберегти» / «Провести» — розділ «Базовий інтерфейс», п.2.

3. Режими початкового заповнення: повна проти часткової

   Залежно від мети перевірки (планова щомісячна ревізія чи оперативний контроль), документ підтримує два сценарії роботи:

   • Повна інвентаризація («Заповнити за залишками») — викликається однойменною командою. Система автоматично вносить у таблицю всі номенклатурні позиції, які мають ненульовий баланс на підрозділі. Ідеально для щомісячних планових ревізій.
   • Трансформація таблиці — таблична частина автоматично розширюється дзеркальним набором колонок: «2 Факт.», «2 Облік.» та «2 Різниця».
   • Зручність підрахунку — бармен вносить в один рядок товару (наприклад, «Віскі») спочатку залишок на першому підрозділі (стійка), а потім — на другому (склад).
   • Автоматичне проведення — при проведенні документа система самостійно розділить коригування: спише або оприбуткує точну кількість залишків окремо для кожного з двох підрозділів.
4. Вкладка «Продукція та напівфабрикати» та колонка «В продукції»

   Найбільший біль при інвентаризації на кухні — це врахування продуктів, які вже змішані або пройшли кулінарну обробку (напівфабрикати). Якщо на складі лежить 5 літрів супу «Том Ям», рахувати його як «просто воду» чи «просто креветки» вручну — неможливо.

   Для цього в інтерфейсі передбачено спеціальний аналітичний блок:

   • Колонка «В продукції»: - відображає кількість сировини, яка на момент інвентаризації вже заблокована у готових стравах або напівфабрикатах.
   • Вкладка «Продукція та напівфабрикати»: — сюди кухар вносить чисті залишки знайдених заготовок (наприклад: Соус Цезар — 2 л, Бульйон курячий — 5 л, Заготовка для боула — 10 порцій).
   • Калькуляційне розгортання: система автоматично бере затверджені технологічні карти (рецептури) цих напівфабрикатів (розділ «Товари», п.13), «розбирає» їх до базових інгредієнтів (майонез, анчоуси, часник, курка) і автоматично додає отриману кількість сировини до колонки загального фактичного залишку на вкладці «Товари». Кухарю більше не потрібно рахувати фудкост заготовок на калькуляторі.
5. Керування аномаліями: контекстна кнопка «Звіти»

   Під час внесення фактичних залишків адміністратор часто стикається з аномальними відхиленнями — наприклад, коли система показує величезний мінус або нереальний плюс по конкретному інгредієнту. Для того щоб розібратися в природі помилки, не потрібно закривати інвентаризацію, переходити в інші модулі програми та шукати товар вручну.

   Як скористатися: користувач виділяє рядок із «проблемним» товаром у таблиці та натискає кнопку «Звіти» (той самий інструмент, що вже згадувався в розділі «Товари», п.3), яка розташована на локальній панелі керування табличною частиною. Програма миттєво відкриває деталізований звіт по руху цього конкретного товару в окремому вікні, автоматично підставивши в параметри фільтрації назву інгредієнта та обраний підрозділ.

   Сценарії оперативного пошуку помилок:
   • Пошук «забутих» документів (аномальний мінус): якщо за даними системи на складі мінус 10 кг лосося, а кухар за фактом знайшов 5 кг — адміністратор через кнопку «Звіти» миттєво відкриває рух по позиції. У списку операцій він бачить хронологію видатків (продажі, списання), але не знаходить останньої поставки. Ревізію можна не зупиняти: це чіткий сигнал, що прихідна накладна від постачальника за вівторок просто лежить на столі й ще не була внесена в базу.
   • Виявлення помилок у суміжних документах (пересортиця): якщо звіт показує дивне списання великої кількості товару, користувач прямо з вікна руху може відкрити той первинний документ, що викликав підозру. Часто виявляється, що в акті списання або переміщення замість «Лимонад 0.5» випадково обрали сусідній у списку «Лимонад 1.0». Помилка виправляється в один клік.
   • Контроль несвоєчасного проведення: звіт по руху допомагає побачити, чи не було проведено документи «заднім числом» після того, як інвентаризаційна комісія вже розпочала підрахунок. Хронологічний таймлайн чітко покаже час кожної операції.

   Після аналізу руху та розуміння причини відхилення, адміністратор просто закриває додаткове вікно звіту й продовжує заповнення поточної інвентаризації. Це суттєво скорочує час аналізу складних ревізій.

   💡Не поспішайте проводити документ, якщо різниця виглядає підозріло великою. Спочатку перевірте рух товару через кнопку "Звіти".

6. Фіксація результатів у системі

   Після того як фактичні дані внесені, а документ отримав статус «Проведено», система автоматично створює приховані коригувальні акти. Вона приводить поточний системний баланс складів у повну відповідність до реальності, списуючи мінуси та оприбутковуючи плюси.

7. Чотири сценарії друку

   Кнопка «Друк» відкриває меню з чотирма сценаріями, оптимізованими під конкретне завдання:

   • Друк акту — повний акт інвентаризації з усіма перевіреними позиціями: фактичний залишок, залишок по обліку та результат розбіжності (кількість і сума), з місцем для підписів особи, яка проводила перевірку, голови та членів інвентаризаційної комісії.
   • Лише мінуси — друкує тільки позиції з виявленою нестачею; зручно для оформлення матеріальної відповідальності чи подальшого списання.
   • Лише плюси — друкує тільки позиції з виявленим надлишком; зручно для подальшого оприбуткування.
   • Пустий бланк — друкує порожню форму з переліком номенклатури без цифр обліку, щоб проводити фізичний підрахунок на папері до внесення даних у систему.

Документ «Інвентаризація» — фінальна перевірка коректності всього складського обліку.

Після проведення:

складські залишки будуть приведені до фактичних;

нестачі автоматично спишуться;

надлишки автоматично оприбуткуються;

результати потраплять до звіту про прибутки/збитки.