Інструкція по роботі з програмою

Працівники

Довідник є основним реєстром для ведення кадрового обліку в системі Cocktail. У цьому розділі здійснюється керування особовими картками персоналу закладу, фіксуються дати прийому та звільнення, прив'язуються персональні ідентифікатори (бейджи) для фіксації приходу й виходу працівників у системі табелювання, а також налаштовуються індивідуальні фінансові умови для розрахунку заробітної плати.

Після вивчення цього розділу ви зможете:

Створювати та редагувати особові картки співробітників закладу;

Налаштовувати індивідуальні тарифні ставки (оклади, денні або погодинні оплати);

Поєднувати кілька різних видів нарахувань (наприклад, оклад + відсотки від виторгу);

Прив'язувати мотиваційні відсотки від виручки (особистої, загальної або по окремих підрозділах);

Керувати логікою нарахування та утримання податків з персоналу.

1. Інтерфейс та керування даними

   Реєстр працівників має табличний вигляд із можливостями швидкого пошуку та сортування. Керування картками здійснюється за допомогою уніфікованої панелі інструментів у лівому верхньому кутку — стандартні кнопки системи, розділ «Базовий інтерфейс», п.1:

   • «Додати» — відкриває порожню форму для створення нової картки працівника.
   • «Редагувати» — відкриває форму виділеного працівника для внесення змін. Також відкрити картку можна подвійним кліком по потрібному рядку.
   • «Копіювати» — створює копію картки обраного співробітника. Це зручно для швидкого додавання людей на однакові посади з ідентичними ставками, де залишається змінити лише ПІБ та дату прийому.
   • «Видалити» — видаляє працівника з бази даних. Зверніть увагу: видалення можливе лише тоді, коли по людині ще не було проведено жодних фінансових операцій чи табелів у системі.
   • Поле «Пошук» — дозволяє миттєво відфільтрувати список працівників за першими літерами ПІБ.
2. Структура картки працівника

   Форма працівника розділена на два логічні блоки: загальні кадрові дані та детальні налаштування нарахування заробітної плати.

   
   Блок 1. Загальні та кадрові дані
   • ID — унікальний системний номер картки (присвоюється автоматично).
   • ПІБ — повне ім'я, прізвище та по батькові працівника.
   • Підрозділ — місце фактичного виробництва (наприклад, Кухня, Бар, Склад Напівфабрикатів).
   • Прийнятий — дата початку роботи в закладі (обирається за допомогою вбудованого календаря).
   • Звільнений — дата завершення роботи. Заповнюється в разі припинення співпраці для коректного ведення кадрової історії та зупинки нарахувань у табелях.

   ⚠️ Зверніть увагу: цей довідник веде облік фізичних осіб і не пов'язаний із користувачами системи (обліковими записами для роботи в програмі). Працівник не обов'язково має бути користувачем системи (наприклад, прибиральниці чи техперсоналу доступ до програми взагалі не потрібен), а користувач системи не обов'язково є працівником у цьому списку.

   • Бейджик — унікальний код фізичної карти або персонального бейджа працівника. Він призначений суворо для системи табелювання — зчитуючи його на спеціальному терміналі, програма автоматично фіксує точний час приходу працівника на зміну та час його виходу. Код картки можна ввести у це поле вручну або зчитати за допомогою підключеного сканера під час редагування картки.

   ⚠️ Зверніть увагу: Один бейдж може бути прив'язаний лише до одного працівника.

   • Посада — функціональна роль працівника в закладі (обирається з випадаючого списку довідника посад).

   💡 Корисна автоматизація: під час вибору посади фінансові поля у Блоці 2 (ставки, відсотки) автоматично заповнюються значеннями за замовчуванням, які прописані для цієї посади в системі. За потреби їх можна змінити індивідуально. Це значно прискорює створення нових карток.

   • Підрозділ — основне місце роботи або відділ, до якого закріплено співробітника (наприклад: Кухня, Бар).
   Блок 2. Нарахування зарплати

   Цей блок визначає фінансову модель, за якою система розраховуватиме заробітну плату працівника.

   • Місячний оклад — фіксована сума оплати за повний відпрацьований місяць.
   • Денна оплата — фіксована ставка за одну відпрацьовану зміну (день).
   • Годинна оплата — фіксована ставка за одну відпрацьовану годину.
   • Процент виручки користувача — відсоток, який нараховується особисто працівнику від суми замовлень, проведених під його обліковим записом на касі.
   • Користувач — поле вибору системного логіна працівника. Необхідне для того, щоб система розуміла, чию саме виручку враховувати для нарахування персонального відсотка.
   • Процент загальної виручки — відсоток від загального виторгу всього закладу за зміну.
   • Процент виручки підрозділа 1 та 2 — дозволяють нарахувати працівнику відсоток від продажів конкретних відділів (наприклад, якщо бармен додатково отримує відсоток від кухні, чи навпаки). Ви можете заповнити лише одне поле, обидва або залишити їх порожніми. Для активації вкажіть розмір відсотка та виберіть сам підрозділ.

   🛠️ Гнучкість та поєднання нарахувань: Система Cocktail дозволяє гнучко підходити до мотивації персоналу. Ви можете налаштувати кілька різних видів нарахувань одночасно, комбінуючи їх в одній картці. Наприклад, працівник може отримувати:

   1. Фіксовану ставку (наприклад, погодинну чи денну оплату за табелем);
   2. Плюс відсоток від особистих продажів (виручки його користувача);
   3. Плюс додаткові відсотки від загального виторгу закладу або продажів окремих підрозділів.
   • Нараховувати податки — прапорець, який активує автоматичне утримання податкових зборів під час нарахування зарплати. Система самостійно розраховує ПДФО, Військовий збір (ВЗ) та ЄСВ відповідно до чинного законодавства, спираючись на вказану базу для розрахунку.
   • База для розрахунку податків (якщо відрізняється від нарахованої зарплати) — поле для введення фіксованої суми (наприклад: 9000), з якої будуть вираховуватися податки. Використовується, коли реальний дохід працівника плаваючий, але податкова база має залишатися сталою.
   • Ставити податки у витрати (в такому разі вся зарплата йде у виплату):
     • Прапорець вимкнено — податки віднімаються із суми нарахованої зарплати працівника (на руки він отримує чисту суму за вирахуванням утримань).
     • Прапорець увімкнено — податки розраховуються як додаткові витрати підприємства, а працівник отримує на руки нараховану заробітну плату в повному обсязі.
   Блок 3. Робота з карткою та збереження даних

   Логіка збереження стандартна — розділ «Базовий інтерфейс», п.2: кнопка «Зберегти» записує зміни, залишаючи картку відкритою; кнопка «ОК» записує дані та закриває вікно, повертаючи до загального списку працівників.

   💡 Практичний кейс: як правильно оформити звільнення працівника?

   Оскільки система Cocktail суворо контролює цілісність даних, ви не зможете видалити картку працівника, якщо по ньому вже проводилися зміни в табелях або нараховувалася заробітна плата.

   Для коректного припинення роботи з працівником виконайте такі дії:

   1. Відкрийте картку потрібного працівника (подвійним кліком або через кнопку «Редагувати»).
   2. У полі «Звільнений» встановіть дату його останнього робочого дня за допомогою календаря.
   3. Натисніть кнопку «ОК» для збереження змін.
   Що відбувається після цього?

   Співробітник автоматично перестає відображатися у списку активних працівників під час формування нових табелів обліку часу та відомостей нарахування заробітної плати. Водночас уся його історія роботи, попередні табелі, суми виплат та аналітичні звіти за минулі періоди повністю зберігаються в базі даних закладу.