Інструкція по роботі з програмою

Сертифікати

Призначений для організації роботи з подарунковими, дисконтними та накопичувальними картками власного випуску. Цей блок об'єднує в собі довідник обліку самих карток, а також два окремі журнали для реєстрації фінансових та балансових операцій.

При натисканні на пункт «Сертифікати» відкривається підменю, яке містить три самостійні робочі зони:

1. Список сертифікатів --- довідник карток.
2. Журнал поповнень --- облік фінансового продажу та активації.
3. Журнал списань --- облік використання номіналу сертифікатів.

• Створювати та реєструвати в системі нові сертифікати власного випуску, задавати для них унікальні коди й терміни дії;
• Оформлювати фінансовий продаж та активацію сертифікатів через бек-офіс з прив'язкою до касової дисципліни;
• Проводити ручні або автоматичні списання коштів з балансу карток;
• Контролювати історію транзакцій по кожному сертифікату та миттєво переходити до первинних документів.

1. Список сертифікатів

   Цей підрозділ є класичним довідником системи, де ведеться поштучний облік усіх випущених закладом карток, контроль їхнього терміну дії та поточного грошового залишку.

   1.1. Інтерфейс вікна списку

   Вікно представлене у вигляді таблиці, над якою розташована стандартна панель інструментів (Додати, Редагувати, Копіювати, Видалити, Фільтр) --- розділ «Базовий інтерфейс», п.1.

   

   Таблична частина містить такі колонки:

   • id --- унікальний системний номер запису в базі даних.
   • Код --- цифровий або буквений код сертифіката (номер штрих-коду, магнітної доріжки або QR-коду).
   • Дійсний з --- дата, починаючи з якої сертифікат стає активним для використання. по --- точна дата та час, до яких сертифікат є дійсним. Після настання цього часу операції з ним блокуються.
   • Баланс --- поточна сума коштів, доступна на сертифікаті.
   1.2. Картка сертифіката

   Форма відкривається при створенні нового сертифіката (+) або при редагуванні існуючого. Вона умовно розділена на дві частини: верхня --- реквізити самого сертифіката, нижня --- лог транзакцій.

   
   Основні поля форми:
   • Id --- заповнюється системою автоматично.
   • Код --- вноситься вручну або за допомогою сканера штрих-кодів.
   • Дійсний з / по --- календарні поля для встановлення терміну дії картки.

   Керування балансом та історія: У нижній частині форми відображається таблиця транзакцій із колонками №, Дата, Документ (Поповнення або Списання) та Сума. Для оперативного керування карткою безпосередньо з форми елемента доступні дві кнопки:

   • Поповнити --- автоматично генерує та відкриває форму нового документа поповнення для цього сертифіката.
   • Списати --- автоматично генерує та відкриває форму нового документа списання для цього сертифіката.

   💡 Функція швидкої навігації: Якщо двічі клікнути по будь-якому рядку транзакції в нижній таблиці історії, система Cocktail автоматично відкриє відповідний журнал (Поповнень або Списань) і одразу сфокусує (виділить) саме цей документ.

   💡 Один сертифікат може поповнюватися необмежену кількість разів, якщо це дозволено правилами закладу.

2. Журнал поповнень

   У цьому журналі реєструються документи, що фіксують продаж сертифікатів покупцям або внесення на них додаткових коштів. Кожен запис тут безпосередньо відображає рух реальних грошей.

   2.1. Інтерфейс вікна журналу

   Таблиця журналу містить інформацію про дату операції, касу, статтю доходів, код поповненого сертифіката, вид оплати, суму та автора (користувача, який створив документ).

   

   Подвійний клік по рядку журналу відкриває відповідний документ поповнення --- стандартний механізм, розділ «Базовий інтерфейс», п.8.

   2.2. Форма документа «Поповнення»

   Документ створюється автоматично при продажу сертифіката на касі (фронт-офісі) або вручну через кнопку «Поповнити» в картці сертифіката.

   
   Опис полів документа:
   • Поповнення № / від --- номер та дата/час реєстрації фінансової операції.
   • Каса --- вибір фінансової каси закладу (наприклад, «Готівка» або «Безготівка»), куди надходять гроші від клієнта.
   • Стаття --- стаття руху грошових коштів для фінансового обліку та звіту про прибутки/збитки.
   • Вид оплати --- спосіб розрахунку (Готівкою, Картою тощо).
   • Сертифікат --- унікальний код картки, на яку зараховуються кошти.
   • Сума, отриманих коштів --- кількість реальних грошей, які клієнт фактично сплатив у касу закладу.
   • Сума, на яку поповнюється баланс --- номінальна вартість, що лягає на електронний баланс сертифіката.

   💡 Маркетинговий інструмент: Розділення полів суми дозволяє продавати сертифікати зі знижкою або бонусом. Наприклад: заклад отримує від клієнта 900 грн (Сума отриманих коштів), але на баланс сертифіката зараховує 1000 грн (Сума поповнення балансу) в рамках акції.

   2.3. Проведення документа

   Стандартна логіка «ОК» / «Зберегти» / «Провести» --- розділ «Базовий інтерфейс», п.2.

   Після проведення документа:

   баланс відповідного сертифіката поповнюється на суму з поля «Сума, на яку поповнюється баланс»;

   операція фіксується в касі за обраною статтею --- кошти враховуються у фінансовому обліку закладу;

   запис з'являється в історії транзакцій картки сертифіката (п.1.2) та в журналі поповнень.

3. Журнал списань

   Цей журнал акумулює документи, які фіксують зменшення балансу сертифікатів. Це відбувається або автоматично під час оплати рахунку гостем на касі, або вручну через бек-офіс.

   3.1. Інтерфейс вікна журналу

   Аналогічно до журналу поповнень, вікно відображає список документів списання за обраний проміжок часу --- стандартна логіка вибору періоду, як і в інших журналах та звітах.

   

   У таблиці фіксуються: дата, стаття витрат/анулювання, код сертифіката, сума списання та автор документа.

   Подвійний клік по рядку журналу відкриває відповідний документ списання --- стандартний механізм, розділ «Базовий інтерфейс», п.8.

   3.2. Форма документа «Списання»

   Документ відображає лише внутрішні коригування зобов'язань закладу, тому не містить полів вибору каси чи живих грошей.

   
   Опис полів документа:
   • Списання № / від --- унікальний номер операції та час її проведення.
   • Стаття --- причина списання коштів з балансу (наприклад, «Оплата чека», «Анулювання» або «Списання протермінованого залишку»).
   • Сертифікат --- код картки, з якої знімаються кошти.
   • Сума, яка списується з балансу --- точний розмір суми, що віднімається від поточного балансу сертифіката.
   3.3. Проведення документа

   Стандартна логіка «ОК» / «Зберегти» / «Провести» --- розділ «Базовий інтерфейс», п.2.

   Після проведення документа:

   баланс відповідного сертифіката зменшується на суму, вказану в документі;

   операція фіксується за обраною статтею витрат/анулювання;

   запис з'являється в історії транзакцій картки сертифіката (п.1.2) та в журналі списань.

   ⚠️ Ручне списання рекомендується використовувати лише для службових операцій (анулювання, коригування або списання прострочених залишків). Для звичайної оплати покупки списання виконується автоматично у Front Office.