Інструкція по роботі з програмою

Касова виписка

Журнал є основним операційним реєстром фінансового модуля. У ньому реєструються всі щоденні операції надходження (приходу), витрати (видачі) та внутрішнього переміщення коштів між касами закладу.

Після вивчення цього розділу ви зможете:

Створювати касові ордери для різних типів фінансових операцій;

Проводити виплати постачальникам, контрагентам та ручні виплати персоналу;

Оформлювати внутрішні перекази коштів між касами та рахунками;

Використовувати механізм створення фінансових документів «на підставі».

1. Панель інструментів журналу

   Керування ордерами здійснюється через стандартну панель — розділ «Базовий інтерфейс», п.1:

   • «Додати» — відкриває форму нового касового ордера.
   • «Редагувати» — відкриває форму обраного ордера для внесення змін (також доступно подвійним кліком по рядку).
   • «Копіювати» — працює за стандартною логікою: створює новий ордер на основі обраного, копіюючи його реквізити (касу, статтю, суму) як заготовку — зручно для повторюваних однотипних операцій.
   • «Видалити» - видаляє обраний ордер.
   • Вибір періоду - обмежує список ордерів вказаним діапазоном дат.
   • «Фільтр» пошук і фільтрація по журналу — розділ «Базовий інтерфейс», п.11.
2. Динамічна структура касового ордера
   
   

   Касовий ордер — це первинний документ, який фіксує окрему операцію надходження, витрати або переміщення коштів.

   Незалежно від типу операції, форма ордера завжди містить базові поля: «Ордер №» та «від» (дата й час, присвоюються автоматично), «Каса», «Стаття» (вільний вибір з довідника «Статті руху» — доступний для будь-якого типу операції), «Сума» та «Примітка». Збереження — кнопкою «ОК».

   Понад ці базові поля інтерфейс форми автоматично змінюється залежно від обраного Типу операції: система додає лише потрібні для цього типу реквізити, приховуючи зайві.

   
   Основні типи операцій та їхні особливості:
   • Оплата постачальнику: Розрахунок за отримані товари чи послуги.
     • Динамічне поле: «Контрагент».
     • Вплив на облік: зменшує баланс боргу перед обраним постачальником.
   • Поступлення від постачальника: Повернення коштів від постачальника (наприклад, за повернутий товар).
     • Динамічне поле: «Контрагент».
     • Вплив на облік: зменшує борг закладу перед постачальником.
   • Передача до каси/на рахунок: Внутрішнє переміщення грошей (інкасація, поповнення картки тощо).
     • Динамічне поле: «Каса/Рахунок» (каса-отримувач).
     • Вплив на облік: система створює один документ, але у списку виписки відображаються два рядки — розхід з першої каси і прихід у другу.
   • Поступлення від покупця: Фіксація приходу коштів від клієнтів.
     • Динамічне поле: «Клієнт».
   • Виплата засновнику (власнику): Видача коштів власнику закладу.
     • Динамічного поля немає — операція фіксується лише сумою та обраною статтею.
   • Інші видатки / Інші поступлення: Загальний облік господарських витрат чи сторонніх надходжень.
     • Динамічне поле: «Підрозділ» (для деталізації по точках).
   • Виплата зарплати / Сплата ЄСВ / Сплата ПДФО / Сплата військового збору: Чотири окремі типи операцій — кожен закриває борг по відповідному нарахуванню.
     • ⚠️ Важливо: Якщо ви проводите виплати через спеціальний модуль «Виплата зарплати», створювати ці ордери вручну у виписці не потрібно (відомість сама робить усі необхідні проведення та списання коштів). Ці типи операцій у касовій виписці використовуються виключно тоді, коли облік заробітної плати та податків ведеться вручну, без використання платіжних відомостей.
   
3. Робота з журналом виписки

   Завдяки адаптивності інтерфейсу, загальний реєстр операцій легко читається. Таблиця містить колонки:

   • № — унікальний номер ордера.
   • Дата — дата й час операції.
   • Каса — каса, з якої або на яку проведено операцію.
   • Вид операції — тип операції (Оплата постачальнику, Передача до каси/на рахунок тощо).
   • Стаття — обрана стаття руху коштів.
   • Інформація — назва пов'язаного об'єкта залежно від типу операції (контрагент, підрозділ, клієнт чи каса-отримувач). Це суто інформаційне поле — провалювання по ньому не передбачено.
   • Прихід та Розхід — чітко розмежовують фінансові потоки закладу.
   • Автор — співробітник, який створив ордер.
   • Примітка — довільний коментар до операції.

   Подвійний клік по рядку журналу відкриває форму цього ордера для перегляду чи редагування — так само, як кнопка «Редагувати».

4. Створення документів «на підставі»

   Фінансові ордери в системі Cocktail можна створювати автоматично на підставі первинних документів — еталонний механізм, розділ «Базовий інтерфейс», п.7.

   Наприклад, при отриманні накладної від постачальника у модулі закупок, ви можете в один клік створити на її основі документ «Оплата постачальнику». При цьому система сама перенесе у касовий ордер контрагента, статтю витрат, суму до сплати та зв'яже ці документи між собою для коректного відображення в аналітиці взаєморозрахунків.