Інструкція по роботі з програмою

Прибутки та збитки

Звіт про прибутки та збитки (Profit and Loss, P&L) відображає фінансовий результат та реальну економічну ефективність роботи закладу за обраний період.

Важливо для розуміння: На відміну від звіту «Рух коштів» (Cash Flow), який фіксує лише фактичне переміщення «фізичних» грошей, звіт P&L працює за методом нарахування. Це означає, що доходи та витрати визнаються в момент їхнього виникнення (наприклад, коли гостю було надано послугу або коли кухня списала продукти на приготування страв), незалежно від того, коли фактично відбудеться оплата.

Звіт P&L дає відповідь на головне питання бізнесу: «Чи є заклад прибутковим загалом, чи ми працюємо в збиток, навіть якщо в касах наразі є готівка?»

Після вивчення цього розділу ви зможете:

Оцінювати реальну прибутковість закладу за методом нарахування, незалежно від фактичного руху грошей;

Порівнювати фінансові показники поточного періоду з минулим для оцінки динаміки бізнесу;

Розрізняти дохід і собівартість по підрозділах та операційні доходи/витрати по статтях;

Розгортати будь-яку суму звіту до конкретних первинних документів, які її сформували.

1. Інтерфейс та порівняльний аналіз періодів

   Інтерфейс цього звіту суттєво відрізняється від інших звітів фінансового модуля: у ньому повністю відсутня бічна панель групування, а дані за замовчуванням виводяться у розрізі статей доходів та витрат.

   Головна особливість інтерфейсу --- можливість порівняння періодів:

   • Період звіту: Основний інтервал часу, за який ви аналізуєте діяльність (наприклад, перша половина липня 2026 року). Можна вибрати будь-який довільний діапазон дат.
   • Порівняльний період: Сусідній або аналогічний період у минулому (наприклад, червень 2026 року) - так само обирається довільно, не лише зі швидкого списку місяців.
   • Для чого це потрібно: Порівняння дозволяє оцінити бізнес у динаміці --- зростає виручка чи падає, чи не збільшилися витрати порівняно з минулим місяцем та як змінюється маржинальність закладу.

   Провалювання (детальніше - п.4) працює однаково для обох колонок --- і для основного, і для порівняльного періоду.

   Також доступний швидкий фільтр «По вибраному підрозділу» у верхній частині екрана --- дозволяє звузити весь звіт до показників лише однієї точки закладу (наприклад, тільки «Готель» чи тільки «Кухня»), не змінюючи загальну структуру таблиці.

2. Логіка формування та структура звіту

   Звіт будується зверху вниз, крок за кроком вираховуючи фінансовий результат. Важливо розуміти: різні блоки звіту деталізуються за різними розрізами.

   1. Чистий дохід від реалізації продукції: Загальна виручка без урахування ПДВ та знижок. Деталізується по підрозділах (наприклад: Бар, Кухня, Мангал, Готель) - рядки показують, скільки виручки принесла кожна точка закладу.
   2. Собівартість реалізованої продукції: Фактичні витрати на сировину та продукти, що були списані для отримання цього доходу. Деталізується тим самим розрізом - по підрозділах, для прямого зіставлення з відповідною виручкою.
   3. Валовий прибуток (збиток): Різниця між Доходом та Собівартістю. Показує, наскільки ефективно працює виробництво та кухня.
   4. Інші операційні доходи: Додаткові надходження, не пов'язані з основним продажем (наприклад, результати інвентаризації, оренда тощо). На відміну від перших двох блоків, тут деталізація - по статтях руху коштів (наприклад: Аванс, Інвентаризація, Штраф), а не по підрозділах.
   5. Інші операційні витрати: Господарські та адміністративні витрати закладу (оренда, комунальні послуги, виплати власникам, списання, харчування персоналу тощо). Деталізується так само - по статтях.
   6. Чистий прибуток (кінцевий результат): Підсумкова сума, яка залишається у розпорядженні бізнесу після покриття всіх витрат. Виділяється жирним у таблиці - так само, як і проміжні підсумки «Чистий дохід» та «Собівартість».
3. Провалювання до первинних документів

   У звіті P&L реалізовано особливий, максимально глибокий принцип деталізації. Якщо стаття у колонці періоду має ненульове значення, клікніть на неї --- система розгорне деревоподібний список безпосередньо в таблиці звіту з усіма первинними документами, які утворили цю суму (наприклад, конкретні акти списання чи касові ордери з номерами, датами та сумами). Подвійний клік по розкритому документу відкриє його оригінальну картку --- стандартний механізм, розділ «Базовий інтерфейс», п.8.

4. Друк та експорт

   Сформований звіт можна вивантажити в Excel або роздрукувати за допомогою стандартних кнопок у правому верхньому кутку --- розділ «Базовий інтерфейс», п.12.

5. Типові сценарії використання
   • Як перевірити, чи заклад дійсно прибутковий цього місяця, а не просто має гроші в касі?
   • Як зрозуміти, чому зросли витрати порівняно з минулим періодом?
   • Як побачити повний список документів, що сформували конкретну суму витрат чи доходу?
   • Як оцінити рентабельність окремого підрозділу (наприклад, тільки Готелю чи тільки Мангалу)?