Інструкція по роботі з програмою

Довідники фінансів: Статті руху та Каси/Рахунки

Довідники фінансів є основою фінансового обліку в Cocktail. Перед початком роботи з касовими документами, рухом коштів і фінансовими звітами рекомендується налаштувати підрозділи, статті руху коштів та каси. Саме ці довідники використовуються практично в усіх фінансових документах системи.

Для ведення чіткого фінансового обліку, розподілу грошових потоків та подальшого аналізу рентабельності в системі Cocktail використовуються два базові довідники: «Статті руху» та «Каси/Рахунки». Вони мають максимально спрощену структуру та керуються безпосередньо всередині робочих таблиць без відкриття додаткових вікон.

Після вивчення цього розділу ви зможете:

Створювати та редагувати статті руху коштів для класифікації фінансових операцій;

Формувати необмежену кількість кас/рахунків для розмежування грошових потоків підприємства;

Розуміти, як налаштовані статті впливають на автоматичне формування звітів «Рух коштів» та «Прибутки та збитки».

  1. Загальний принцип керування (Inline-редагування)

    Обидва довідники мають однакову табличну структуру (колонки id та Назва) і працюють за єдиним принципом прямого редагування в таблиці, через уніфіковану панель інструментів — розділ «Базовий інтерфейс», п.1:

    • «Додати» — створює новий порожній рядок у кінці списку.
    • «Редагувати» — переводить обраний рядок у режим редагування. Той самий олівець продубльовано біля кожного окремого рядка — клікнувши по ньому, можна одразу редагувати саме цей елемент, не виділяючи його заздалегідь на панелі.
    • «Копіювати» — створює нову статтю чи касу на основі обраної, копіюючи її назву як заготовку. Зручно, коли потрібно швидко додати кілька схожих найменувань (наприклад, кілька регіональних кас за зразком «Мукачево»), не вводячи назву з нуля.
    • «Видалити» - ініціює видалення елемента.
    • «Фільтр» та поле «Пошук» — дозволяють миттєво знайти потрібну статтю чи касу за назвою — розділ «Базовий інтерфейс», п.11.

    Збереження змін. Введена чи змінена назва фіксується одним із трьох способів — розділ «Базовий інтерфейс», п.1:

    • натисканням кнопки-галочки (✓), яка з'являється праворуч у кінці активного рядка;
    • переходом на інший рядок таблиці;
    • натисканням Enter.

    Безпека при видаленні. Якщо статтю чи касу необхідно видалити, діє стандартний двоступеневий захисний механізм системи — розділ «Базовий інтерфейс», п.5 (позначення на видалення з подальшим захистом пов'язаних записів). Це унеможливлює випадкове видалення елементів, за якими вже є проведені фінансові документи (наприклад, нарахування або виплати зарплати), що могло б призвести до помилок у звітах.

  2. Статті руху коштів

    Шлях у меню: «Фінанси» → «Статті руху».

    Довідники фінансів

    Цей реєстр призначений для детальної класифікації всіх фінансових операцій закладу. На основі обраних статей у системі автоматично формуються ключові аналітичні звіти: «Звіт про рух коштів» (Cash Flow) та «Прибутки та збитки» (P&L).

    Особливості логіки статей:
    • ніверсальність: Довідник є спільним і не має жорсткого внутрішнього поділу на «Доходи» чи «Витрати».
    • Одна і та сама стаття (наприклад, «Інше» або «Решта по закупкам») за потреби може використовуватися як для прибуткових, так і для видаткових операцій, а також виступати статтею руху коштів.
    • Базові системні статті (такі як «Виручка» або «Заробітна плата») створюються для автоматичного підтягування у відповідні фінансові модулі та відомості.
  3. Каси / Рахунки Шлях у меню: «Фінанси» → «Каси/Рахунки».
    Довідники фінансів

    Цей довідник призначений для фізичного розмежування та контролю грошових коштів підприємства. Завдяки створенню окремих кас керівництво закладу завжди бачить актуальний баланс грошей у кожній точці зберігання.

    Варіанти використання кас:

    Користувач може створювати необмежену кількість об'єктів для обліку залежно від структури бізнесу:

    • Реальні грошові точки: наприклад, «Готівка» (гроші на барі/в залі) або «Бухгалтерія» (основний сейф закладу).
    • Безготівкові рахунки: наприклад, «Картка» чи «Картка тест» для обліку банківських переказів та еквайрингу.
    • Регіональні або іменні гаманці: наприклад, «Мукачево» (для обліку філії) або «Наташа» (для підзвітних коштів конкретної особи).

    Будь-яка фінансова операція у системі Cocktail (у тому числі виплата заробітної плати чи авансу) в обов'язковому порядку потребує вказівки конкретної каси, з якої фізично списуються або на яку зараховуються кошти.

Далі «Касова виписка»